Seamos empleados o emprendedores, un área fundamental y altamente sensible de todas las empresas es el Departamento de Ventas. Si no hay ventas, sencillamente la empresa no camina y no podemos generar ingresos para poder mantenernos.

En esta área no sólo es cerrar la venta para hacer dinero, sino mantener una relación a largo plazo con el cliente para poder mantener un ingreso estable. Pero esta área es determinante para la toma de muchas decisiones. Por ejemplo, para contratar a más personas debemos saber si los ingresos son suficientes para cubrir esa necesidad, o para hacer un pedido nuevo de mercancía, debemos saber cuánto hemos vendido para traer lo necesario y no caer en ruptura de venta.

Entonces, en qué debemos prestar mayor atención: en las ventas mensuales, el promedio y el crecimiento entre años.

Con esta data podemos analizarla tanto global (solo los productos o servicios) como por cliente.

Analicemos parte por parte…

Las ventas mensuales:

En las ventas mensuales agrupamos todas las ventas cerradas y facturadas a nuestros clientes en un período de tiempo definido. Por ejemplo: 2015, 2016 y lo que va de 2017. Conseguir esta data es bastante sencillo si tenemos un Sistema definido en nuestra empresa, el tema viene cuando estás arrancando y no tienes para tener un super sistema como SAP para analizar toda la data. En este caso, usaremos nuestro super Excel, que aunque hay que llevarlo manual nos puede ayudar a vislumbrar nuestros pasos.

Lo ideal es que esta data la ingreses lo más detallada posible y seas bien rutinario alimentando este cuadro, ya que es vital para la toma de decisiones a futuro.

¿Cómo lo hago? Fácil! Utiliza las columnas para colocar las descripciones, como: Fecha, Nro de Factura, Cliente, Referencia del producto o servicio (Como referencia utilizamos un sistema alfanumérico como UDR007 para identificar más rápido el producto), la Descripción del Producto, Cantidad, Precio facturado. Y tantas columnas como te sean necesarias, y empiezas a registrar la información. La ventaja de tenerlo todo en un solo archivo es que a través de Filtros podemos ubicar la información que necesitemos con rapidez.

Teniendo este cuadro actualizado, entonces podemos empezar nuestro análisis general.

El promedio:

Con el promedio buscamos tener una idea de cuántos ingresos tenemos mensualmente, habrán meses muy buenos otros no tanto, pero esto nos ayuda a equilibrar un monto por cada mes y darnos una idea de cómo va el negocio.

¿Qué pasa cuando hay meses sin venta? Hay dos opciones… tomamos en cuenta este vacío porque es data real ó solamente tomamos los meses donde si hay datos.

Lo ideal es que primero identifiques cuáles son los picos de venta, estos picos pueden haber sido ocasionados por una venta especial que hiciste y probablemente no vuelva a pasar, por lo que no nos ayuda a determinar la información. Lo ideal es que tomes en cuenta los meses más estables y eso nos dará una información más confiable.

Pero ¿Qué pasa con los “valles” o meses sin ventas? Debemos estar claros qué pasó allí para poder decidir si tomarlos en cuenta dentro del promedio. Supongamos que nos quedamos sin mercancía, entonces no lo tomes en cuenta porque es algo que podemos corregir en el futuro, si lo tomamos en cuenta no solo afectaría nuestro promedio considerablemente sino que nos afectaría todo el análisis.

El crecimiento por años:

Todas las empresas buscamos crecer todos los años, pero la economía de nuestros países influye mucho en este crecimiento. Si estamos en un país con una recesión económica, pues nuestro crecimiento quizás no sea el esperado a menos que nuestro producto sea útil en esta situación.

Tengamos en cuenta que si estamos acostumbrados a un crecimiento doble dígito, con esto me refiero a más del 10% todos los años, debemos considerar que no siempre es normal este tipo de crecimiento.

Este análisis debemos de tomarlo en el mismo período de tiempo, no es lo mismo agarrar y medir el segundo semestre de 2016 con el primer semestre de 2017, porque sencillamente no es lo mismo. Tenemos que medir manzanas con manzanas y peras con peras.

Estos 3 elementos son los básicos y necesarios en cualquier empresa, dominándolos podremos tomar las decisiones de una forma más asertiva y a tiempo.

Categories: Emprendimiento

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