Alcen la mano quienes tienen cerros de papel pendiente por archivar! Todos hemos pasado por esa etapa en nuestras vidas. Muchos hemos heredado una montañita de documentos que no sabemos ni qué hacer con ellos, hasta hemos pensado hacer una pequeña fogata y comer smores, jaja.

El hecho es que para archivar no es que hay que ser un genio, sino poner reglas claras y establecer un orden.

¿Qué hacemos primero?

Buenos, primero veamos con qué recursos contamos… carpetas, archivadores, muebles, hay unas carpetas buenísimas que parecen un acordeón, papel, etiquetas y un basurero.

Después de haber identificado los materiales, hagamos una primera revisión de todos los papeles que tenemos y empecemos a clasificar.

Hay tantos métodos para archivar que te voy a mencionar los que a mí me han funcionado para que nada se me pierda. Mi clave radica en un orden lógico e intuitivo, si, así como los celulares de hoy en día que ya ni manual traen.

Comencemos por archivar los documentos digitales en nuestra computadora.

Yo lo que hago es que hago carpetas por área de negocio, como Contabilidad, Mercadeo, Ventas, Compras, etc, y una carpeta Personal, seamos honestos, en nuestros trabajos siempre hemos tenido que guardar algún documento personal, así que lo ideal es tenerlos todos en esta carpeta personal para que los encontremos lo más rápido posible.

Luego de tener estas grandes carpetas, si solo son documentos podemos abrir otra carpeta con los años (2014,2015, 2016 y así) y allí guardamos todo. En otros casos debemos hacer subcarpetas de Marcas, Productos, etc.

¿Cómo nombro los documentos digitales?

Cuando vamos a guardar un documento en nuestra computadora, lo ideal es que sea guardado con un nombre que tenga referencia el contenido del mismo. Por ejemplo, si guardamos un archivo sobre un análisis de venta del 2016 vs 2015, no le pongamos Análisis 1, sencillamente así nunca lo vamos a encontrar ni nos vamos a acordar cómo buscarlo. Entonces pongámosle Análisis de venta de <marca o producto> 2016 vs 2015.

Si lo que guardamos son registros, como es el caso de documentos escaneados, podemos almacenarlos con la fecha. Un sistema universal de búsqueda es colocar primero el año, luego el mes, el día y por último la descripción del documento. Quedaría algo así: 2017_07_27 Factura <nombre>

Archivar documentos físicos

Primero identifiquemos que tipos de documentos tenemos, si somos emprendedores lo más probable es que tengamos un mundo de copias de facturas. Si ese es tu caso, las facturas lo ideal es que las guardes en orden consecutivo, 1,2,3,4 y así… Pero adicional, cuando las archivemos colocamos de primero la primera factura y así hasta que la última factura quede encima de todas, quede de primera, ya que es la más reciente. Así que el método que usamos es de más viejo a más reciente.

En el caso de otros documentos, podemos archivar por fecha de emisión o registro para que nos sea más fácil ubicar cuando nos lo soliciten.

Podemos archivar también de acuerdo a temas, abrimos una carpeta y empezamos a agregar los documentos relacionados a ese tema. Uno que podemos tomar de referencia es el caso de las compras internacionales. Debemos archivar la Orden de Compra que pusimos al fabricante, los documentos de importación, copias de documentos para los trámites de ese pedido, pagos, y recibo de la entrega de la mercancía.

Tenemos que tener claro algo, que mientras más ordenemos más desorden vamos a tener, pero lo más rico del caso es que después de ese desorden nuestro negocio quedará mejor organizado y podremos encontrar la información que necesitemos más rápido.